Les événements virtuels, le futur de l’événementiel ?

Webinar, webcast, diffusion live… les possibilités de participer à un événement à distance se multiplient ces dernières années. Est-ce le signe du déclin de l’événementiel physique, des salons, des congrès ? Ou le virtuel offre-t-il simplement une nouvelle dimension à l’événement ? Live Session vous livre son point de vue sur la question.

Les avantages des événements virtuels

Les événements virtuels, que ce soit des diffusions en direct d’un événement physique ou des diffusions 100% virtuelles comme des webinars ou des webcasts, possèdent de nombreux avantages. Les trois principaux sont l’acquisition d’une audience plus étendue, un retour sur investissement maximisé et un effort d’organisation amoindri.

• Audience : Il peut être délicat d’être présent physiquement à un événement, à cause de contraintes telles que la distance ou le manque de temps (ou une grève SNCF par les temps qui courent !). La possibilité d’assister à l’événement de façon virtuelle, à distance, augmentera votre audience. Un événement en présentiel qui aurait reçu trente personnes peut facilement en accueillir une centaine de plus à distance, qui n’auraient pas pu se déplacer.

• Retour sur investissement : Du fait de l’audience étendue, votre retour sur investissement est optimisé. En organisant un seul événement physique, vous touchez une audience nationale voire internationale grâce à sa diffusion live. De plus, ce sont des personnes qui n’auraient certainement pas manifesté leur intérêt si l’événement ne leur était pas accessible. Vous pouvez ainsi identifier de nouvelles cibles potentielles, intéressées par ce que vous proposez.

• Organisation : L’organisation d’un événement physique est coûteux, en budget comme en temps de préparation. L’événement virtuel permet de faciliter l’organisation d’un événement, en réduisant les coûts et les moyens humains. Cela permet également d’éviter, pour toucher une audience nationale, de réaliser des événements dans plusieurs villes, grâce à la diffusion en direct d’un événement central. En mixant les formats (physique et virtuel), vous atteindrez un retour sur investissement maximal.

Comment réaliser un événement virtuel ?

L’organisation d’un événement virtuel ne se fait pas en un claquement de doigts, même si elle demande moins d’efforts qu’un événement physique. Que ce soit pour une diffusion live ou un webinar, des technologies de qualité sont nécessaires.

Chez Live Session, nous proposons notamment une solution globale pour faciliter la réalisation d’un événement : la création d’un site web d’inscription, un accompagnement concernant le contenu et les animateurs, des  solutions de streaming interactives, ainsi qu’un équipement de pointe. La diffusion peut se faire chez notre client (le cas le plus fréquent car il simplifie la vie des équipes clients), dans un lieu tiers (studio, hôtel, centre de conférence) ou dans notre studio.

Pour assurer une belle qualité de réalisation nous utilisons une régie mobile qui fournit un niveau de qualité vidéo très élevé, de bonnes prises son, des caméras avec cadrages multiples pour des réalisations multiplans et des solutions pour sécuriser la qualité de connexion (routeurs 4G ou connexions satellites).

Notre matériel est optimisé et performant, mais tout de même assez lourd : nous nous déplaçons souvent avec plus de 50 kilos de matériel pour chaque captation !

Le virtuel va t-il remplacer les événements physiques ?

Notre point de vue va sans doute vous étonner, mais nous pensons que les événements physiques sont indispensables, et que le format virtuel ne les remplaceront pas. Le contact humain est nécessaire, et il est important de pouvoir régulièrement vivre des événements ensemble (et puis c’est toujours agréable de discuter autour d’un petit four et d’un bon verre de vin !).

Les événements physiques vont donc continuer leur développement, certainement de façon plus participative, personnalisée et engageante pour les personnes présentes.

En parallèle, le nombre d’événements virtuels va augmenter pour répondre au besoin de communiquer plus souvent et en direct avec des personnes contraintes par la distance. L’objectif aujourd’hui est de multiplier les événements live pour répondre au besoin des gens, dans un format très interactif.

Les deux modalités peuvent être complètement complémentaires car ils répondent aux contraintes multiples et variées de vos cibles. De plus, le virtuel n’est pas un frein à la relation humaine : une diffusion live doit être un moment d’échange et de partage et elle est, dans les entreprises, souvent l’occasion de se réunir, “en vrai”, pour la regarder ensemble.