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Le webcast, qui mêle l’authenticité du live et l’interactivité avec les participants, a permis à Capgemini de maintenir le lien avec ses équipes, malgré la distance et le nombre de collaborateurs. Nous avons eu le plaisir d’accueillir lors de notre dernier webinar Philippe Jaouen, PMO du directeur général adjoint de Capgemini, en charge notamment de l’organisation de ces webcasts.
Capgemini, première ESN en France, possède plus de 20 sites et plus de 20 000 collaborateurs en France. Le premier webcast de Capgemini a été organisé début 2017, suite à une combinaison de facteurs. La réorganisation de Capgemini France a impacté de nombreux acteurs, notamment les chefs de projet. Il fallait donc trouver le moyen de s’adresser à eux pour accompagnement les changements au sein de l’entreprise, en prenant en compte leur nombre : plus de 800 chefs de projet, répartis dans toute la France. L’information devait être personnalisée, via un canal de communication moderne et efficace : le webcast était la solution.
Capgemini avait quatre besoins principaux : s’adresser de manière active à toute la communauté, mettre en place un vrai échange par rapport à la réorganisation, communiquer dans toute la France et faire passer des messages clairs et personnalisés. Chez Live Session, nous avons pu proposer une offre cohérente par rapport à ces besoins. Les chefs de projet devaient pouvoir interagir directement avec le comité de direction et avoir des réponses à leurs questions : quoi de mieux qu’un webcast ?
Plusieurs objectifs étaient visés : s’adresser à plus de 25% de la communauté, créer un moment attendu par les collaborateurs et accentuer le sentiment d’appartenance à Capgemini. Des objectifs largement atteints, avec une forte participation à chaque webcast et une communauté très impliquée. Aujourd’hui, Capgemini organise un webcast par trimestre, au vu de l’engouement suscité par le premier événement.
Les feedbacks des chefs de projet sont pris en compte afin d’améliorer continuellement le format. Ce sont eux qui choisissent les thèmes des webcasts et qui se réunissent dans les principaux sites de Capgemini.
Pour la mise en place des live de Capgemini, nous avons pris en charge la gestion du projet, la préparation des intervenants, l’assistance et la réalisation sur site, ainsi que le support utilisateurs. Un chef de projet était dédié à ce projet et deux personnes étaient présentes le jour J lors de la captation, sans compter les équipes support qui assistaient les participants. Du côté de Capgemini, plusieurs personnes étaient également mobilisées afin d’organiser l’événement, assurer la sécurité et communiquer en amont.
Nous avons créé un site sur-mesure dédié aux webcasts de Capgemini, avec un processus utilisateur simplifié. La connexion se fait le jour J avec un simple code d’accès, sans inscription, et pour un nombre de participants illimité. Le but est que les salariés se connectent facilement et rapidement. Nous envoyons un rapport de connexion détaillé à Capgemini afin de mesurer le taux de participation, et les utilisateurs ont accès au replay très rapidement après la fin du webcast.
De nombreux bénéfices ont été retirés de la mise en place de ces événements : la participation active des chefs de projet, les feedbacks positifs, l’attente accrue, l’augmentation du lien entre les chefs de projet, la création de référents et les échanges directs avec les intervenants. Bien sûr, des contraintes telles que le renouvellement permanent du format et du contenu ainsi que l’exigence de préparation sont à noter.
En conclusion, le webcast a largement contribué au renforcement des liens entre les équipes de Capgemini, facilitant la réorganisation de l’entreprise. Le nombre de 4 live par an sera conservé, avec des améliorations constantes.
N’hésitez pas à contacter notre équipe afin d’organiser des webcasts au sein de votre entreprise !
